HR-Chatbot: Wie KI Fragen zum Personalreglement beantwortet

Was ist ein HR-Chatbot?

Ein HR-Chatbot ist ein KI-Assistent, der Fragen rund um das Arbeitsverhältnis beantwortet: «Wie viele Ferientage habe ich?», «Ab wann brauche ich ein Arztzeugnis?», «Wer bewilligt unbezahlten Urlaub?». Im Unterschied zu einem allgemeinen Chatbot wie ChatGPT antwortet er nicht aus dem Wissen des Internets, sondern aus den Dokumenten Ihrer Firma: Personalreglement, Spesenreglement, Weisungen, GAV.

Das ist der entscheidende Punkt. Die Frage nach den Ferientagen hat keine allgemeingültige Antwort – sie steht in Ihrem Reglement und fällt für Kader, GAV-Personal und Lernende oft unterschiedlich aus.

Wie er funktioniert: Suche plus Sprachmodell

Die Technik dahinter heisst «Retrieval-Augmented Generation», kurz RAG. Sie läuft in drei Schritten ab:

1. Aufbereiten. Die hochgeladenen Dokumente werden in Abschnitte zerlegt und so indexiert, dass sie nach Bedeutung durchsuchbar sind – nicht nur nach Stichworten.
2. Suchen. Stellt jemand eine Frage, sucht das System die passenden Abschnitte in den Dokumenten, auf die diese Person Zugriff hat.
3. Antworten. Ein Sprachmodell formuliert aus genau diesen Abschnitten eine Antwort und nennt die Fundstelle. Es darf nichts ergänzen, was nicht in den Abschnitten steht.

So entsteht eine Antwort, die sich prüfen lässt: ein Klick auf die Fundstelle zeigt den Originalabsatz im Reglement.

Allgemeiner Chatbot oder HR-Chatbot?

Was er gut kann – und was nicht

Gut geeignet ist ein HR-Chatbot für alles, was geregelt ist und oft gefragt wird: Ferien und Feiertage, Arbeitszeit und Überstunden, Absenzen und Arztzeugnis, Spesen, Weiterbildung, Kündigungsfristen, Homeoffice. Erfahrungsgemäss sind das die Fragen, die HR jede Woche mehrfach beantwortet.

Nicht geeignet ist er für Einzelfälle, die Ermessen brauchen: ein Konflikt im Team, eine Langzeiterkrankung, eine Kündigung. Hier soll der Chatbot an HR verweisen, nicht entscheiden. Ebenso wenig ersetzt er das Reglement selbst – ist dort etwas unklar formuliert, wird auch die Antwort unklar.

Worauf es im HR besonders ankommt

• Anstellungsformen. Gelten für Kader, GAV-Personal und Lernende verschiedene Reglemente, muss der Chatbot nachfragen oder die Antwort pro Gruppe aufschlüsseln.
• Geltungsordnung. Ergänzt ein Arbeitszeitreglement das Personalreglement, muss klar sein, welches Dokument im Zweifel vorgeht.
• Sichtbarkeit. Nicht jedes Dokument ist für alle bestimmt. Vorgesetzte dürfen Führungsrichtlinien sehen, Mitarbeitende nicht.
• Wissenslücken. Fragen ohne Antwort sind wertvoll: Sie zeigen, wo das Reglement nachgeführt werden sollte.
• Datenstandort. Fragen an HR können heikel sein. Die Verarbeitung gehört in ein Rechenzentrum, das Ihrer Datenschutzerklärung entspricht – für Schweizer Firmen am einfachsten in der Schweiz. Mehr dazu im Beitrag ChatGPT im HR: Was beim Datenschutz gilt.

Einführung in fünf Schritten

1. Dokumente sammeln. Die gültigen Fassungen von Personalreglement, Spesenreglement und Weisungen – nicht mehr. Veraltete Versionen bleiben draussen.
2. Zuordnen. Pro Dokument festlegen, für welche Anstellungsform es gilt und wer es sehen darf.
3. Testen. HR stellt die zwanzig häufigsten Fragen und prüft Antwort und Fundstelle.
4. Ton festlegen. In der Grundanweisung steht, wie der Chatbot antwortet: Sie-Form, kurz, bei heiklen Themen Verweis an HR.
5. Freigeben und beobachten. Mitarbeitende einladen, nach zwei Wochen die offenen Fragen und Bewertungen ansehen, Lücken schliessen.

Mit einem fertigen Werkzeug ist das an einem Tag erledigt; ein IT-Projekt braucht es nicht.

Was kostet ein HR-Chatbot?

Die Spanne reicht von Eigenentwicklungen im fünfstelligen Bereich bis zu fertigen Lösungen mit Monatspauschale. Der WissensPilot von HRpilot kostet je nach Firmengrösse ab CHF 99 pro Monat, alles inklusive. Was die internen Rückfragen heute kosten, zeigt der Rechner auf der Startseite.

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