Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Clever-Click GmbH
Habshagstrasse 6
4153 Reinach, Schweiz
E-Mail: info@hrpilot.cloud

2. Grundsatz

HRpilot ist eine Schweizer Plattform für den Chat mit firmeninternen Dokumenten. Wir bearbeiten Personendaten nach dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und – soweit anwendbar – der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Der Grundsatz ist einfach: Ihre Daten bleiben in der Schweiz, gehören Ihnen und werden ausschliesslich für die Erbringung des Dienstes verwendet.

3. Welche Daten wir bearbeiten

• Kontodaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt als Hash), Rolle und Firmenzugehörigkeit.
• Firmendaten: Firmenname und Einstellungen der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers.
• Hochgeladene Dokumente: Reglemente, Weisungen, Protokolle und Handbücher, die Ihre Firma selbst hochlädt – inklusive daraus erzeugter Suchindizes.
• Chat-Daten: gestellte Fragen, Antworten und freiwillige Bewertungen. Bewertungsübersichten für die HR-Verantwortlichen werden ohne Namen dargestellt. Interne Chat-Verläufe angemeldeter Mitarbeitender werden vom Plattformbetreiber nicht eingesehen.
• Öffentliche Widget-Chats: Fragen anonymer Website-Besucherinnen und -Besucher an öffentlich eingebundene Chat-Widgets kann der Plattformbetreiber zur Missbrauchs- und Sicherheitskontrolle einsehen (z. B. um Angriffsversuche zu erkennen). Diese Unterhaltungen sind anonym – es werden weder Name noch IP-Adresse gespeichert; jede Einsichtnahme wird protokolliert.
• Protokolldaten: technische Logs und ein Audit-Protokoll sicherheitsrelevanter Aktionen (z. B. Anmeldung, Dokument gelöscht) zur Nachvollziehbarkeit.

Es werden keine Daten zu Werbezwecken bearbeitet. Es gibt kein Tracking, keine Analyse-Cookies und keine Weitergabe an Dritte zu Marketingzwecken.

4. Wo Ihre Daten liegen

Sämtliche Daten – Dokumente, Datenbank, Dateiablage und Backups – werden ausschliesslich auf Servern der Infomaniak Network SA in der Schweiz gespeichert und verarbeitet. Infomaniak ist ein Schweizer Anbieter mit Rechenzentren in der Schweiz, ist unter anderem nach ISO 27001 zertifiziert (Zertifizierungen des Anbieters) und handelt für uns als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Es findet keine Übermittlung von Kundendaten in Länder ausserhalb der Schweiz statt.

5. KI-Verarbeitung

Für die Beantwortung von Fragen nutzt HRpilot Sprachmodelle der Infomaniak AI Services. Dabei gilt:

• Die Modelle werden von Infomaniak in Schweizer Rechenzentren betrieben; Anfragen und Dokumentauszüge verlassen die Schweiz nicht.
• Es kommen offene Modelle (Open-Weight) zum Einsatz – kein Dienst eines US-Cloud-Anbieters.
• Ihre Daten werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet – weder von uns noch von Infomaniak.
• Dem Modell werden pro Frage nur die relevanten Auszüge der Dokumente Ihrer eigenen Firma übergeben; die Mandanten sind logisch strikt getrennt. Auf Wunsch ist eine dedizierte Instanz (eigene Umgebung, eigene Datenbank) als Enterprise-Option möglich.

6. Cookies

HRpilot verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies (Sitzungs-Cookie für die Anmeldung sowie ein kurzlebiges Cookie für Statusmeldungen). Es werden keine Tracking- oder Drittanbieter-Cookies gesetzt. Auf der Website erheben wir eine anonyme, cookielose Zugriffsstatistik (aufgerufene Seite, angeklickte Elemente, Herkunftsland, Zeitpunkt) auf unseren eigenen Servern; IP-Adressen werden dafür nicht gespeichert und es findet keine Weitergabe an Dritte statt. Schriften und alle weiteren Ressourcen werden von unseren eigenen Servern geladen – beim Besuch dieser Website werden keine Anfragen an Dritte ausgelöst.

7. Aufbewahrung und Löschung

• Dokumente und Chat-Verläufe bleiben gespeichert, solange Ihre Firma den Dienst nutzt, und können jederzeit durch berechtigte Personen gelöscht werden.
• Nach einer Kündigung bleiben die Tool-Daten 90 Tage lesbar und exportierbar; danach werden sie vollständig gelöscht. Nach Ablauf einer Testphase gilt dieselbe Frist.
• Ein Export der eigenen Daten (Dokumente, Verläufe) ist jederzeit in einem offenen Format möglich.
• Backups werden verschlüsselt in der Schweiz aufbewahrt und rollierend überschrieben.

8. Datensicherheit

• Verschlüsselte Übertragung (TLS) für sämtliche Verbindungen.
• Rollen- und Berechtigungsmodell: Jedes Dokument trägt eine Sichtbarkeitsstufe (alle Mitarbeitenden, Vorgesetzte, nur HR); der Assistent beantwortet Fragen nur aus Dokumenten, die für die fragende Person freigegeben sind.
• Passwörter werden ausschliesslich als moderne Hashes gespeichert; Datenbank und Dateiablage sind nicht öffentlich erreichbar.
• Audit-Protokoll sicherheitsrelevanter Aktionen pro Firma.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Herausgabe Ihrer Personendaten sowie das Recht, einer Bearbeitung zu widersprechen. Wenden Sie sich dazu an info@hrpilot.cloud. Betrifft Ihr Anliegen Inhalte, die Ihre Arbeitgeberin oder Ihr Arbeitgeber hochgeladen hat (z. B. Reglemente), ist primär diese bzw. dieser verantwortlich; wir unterstützen bei der Umsetzung.

10. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, etwa bei neuen Funktionen. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.